Необходимыми условиями для успешного проведения электронной инвентаризации в короткие сроки являются наличие электронного каталога изданий (включая данные по движению единиц хранения) и возможность идентификации каждого издания с помощью сканирующего устройства. Наилучшим вариантом идентификации издания является RFID-метка, хотя часто используется и этикетка со штрих-кодом. Выполнение первого условия удалось обеспечить засчет внедрения в библиотеке современной системы управления библиотекой АБИС «АзЪ» и проведение масштабной работы по ретроспективной конверсии каталогов.

Для идентификации изданий была выбрана технология RFID идентификации. В качестве подготовительного этапа были проведены работы по сканированию инвентарных книг и актов списания. В библиотеке на базе модуля «Электронная инвентаризация» АБИС «АзЪ» были созданы специализированные автоматизированные рабочие места (АРМ), на которые подавались издания, с наклеенными на них RFID-метками.

Оператор АРМ «Электронная инвентаризация» по введенному инвентарному номеру издания определяет наличие его библиографического описания в электронном каталоге АБИС «АзЪ». При этом параллельно происходит поиск издания в базе имиджей инвентарных книг. В случае успеха обоих поисковых запросов значение RFID-идентификатора записывается в электронный каталог и издание считается прошедшим инвентаризацию. Отдельно обрабатываются случаи, когда для издания еще не создана запись в электронном каталоге или описание издания в инвентарной книге не соответствует оригиналу издания. На заключительном этапе формируется перечень изданий, отсутствующих фактически, но учтенных в инвентарных книгах и не имеющих отметок о списании и средствами АБИС «АзЪ» формируются и печатаются новые инвентарные книги.